Diensten
Opzetten en structureren van bedrijven
Overzicht
Het oprichten van een rechtspersoon in de Verenigde Arabische Emiraten omvat een reeks regelgevende stappen die verschillen per jurisdictie (Free Zone, Mainland of Offshore) en de aard van de voorgestelde bedrijfsactiviteit. Het onderstaande overzicht geeft een samenvatting van elke belangrijke fase, de betrokken autoriteit en een realistische tijdsspanne op basis van standaard verwerkingstijden vanaf 2025.
Overwegingen voordat je begint
- Keuze van jurisdictie - Vergelijk Free Zone, Mainland en Offshore kaders voor eigendomsregels, reikwijdte van activiteiten en doorlopende rapportageverplichtingen.
- Bedrijfsactiviteitenlijst - elke vergunning wordt afgegeven voor specifieke activiteiten; controleer of uw beoogde activiteiten gedekt zijn.
- Aandeelhoudersstructuur - bepalen van eigendomspercentages, toegestaan kapitaal en of een holding- of werkmaatschappijmodel vereist is.
- Gereedheid voor documenten - geldige paspoorten, verblijfsvisa (indien van toepassing) en bedrijfsbesluiten (voor aandeelhouders) moeten in orde zijn voordat de aanvraag wordt ingediend.
Kritische checklist vóór de oprichting
Dit zijn de kwesties die vaak bepalen of het proces soepel verloopt of vastloopt:
- Selectie boekjaar - Stem het einde van het boekjaar van het bedrijf af op de rapporteringscycli van de groep om extra auditwerk te vermijden.
- Vereisten voor een echt vs virtueel kantoor - Sommige Free Zones staan een Flexi-desk toe, andere vereisen een fysiek huurcontract; licenties op het vasteland vereisen altijd Ejari.
- Bankgeschiktheid - Banken in de VAE verwachten van elke aandeelhouder een persoonlijk bankafschrift voor zes maanden, een bijgewerkt cv en een duidelijk verhaal over de financieringsbron.
- Activiteitsbeperkingen - bepaalde activiteiten (bijv. voedselimport, onderwijs, gezondheidsdiensten) vereisen extra goedkeuringen; controleer dit voordat u de aanvraag indient.
- Transparantie van de begunstigde eigenaar - een UBO-aangifte opstellen voor elke 25 %+ aandeelhouder om de nalevingscontrole te versnellen.
- Regels voor gelijkenis van namen - DET wijst handelsnamen af die lijken op bestaande merken of die beperkte woorden bevatten (bijv. "bank", "verzekering").
Documenten en informatie om bij de hand te hebben
| Document | Wie levert het | Opmerkingen |
|---|---|---|
| Geldig paspoort (kleurenscan) | Alle aandeelhouders & managers | Moet minstens 6 maanden geldig zijn. |
| UAE-inreisstempel of verblijfsvisum (indien van toepassing) | Buitenlandse aandeelhouders | Vereist voor ICP Establishment Card. |
| Bewijs van woonadres | Alle aandeelhouders | Recente energierekening of bankafschrift, gedateerd ≤ 3 maanden. |
| Persoonlijk bankafschrift (6 maanden) | Alle aandeelhouders | Verplicht voor de meeste lokale banken. |
| Curriculum Vitae | Alle aandeelhouders | Getuigt van zakelijke ervaring met banken. |
| Kort ondernemingsplan | Aanvrager | 1-2 pagina's met een overzicht van activiteiten, markten, verwachte omzet. |
| Bedrijfsdocumenten (indien moedermaatschappij aandeelhouder) | Moedermaatschappij | Oprichtingsakte, oprichtingsakte en statuten - gelegaliseerd/geapostilleerd. |
| Geen-bezwaarbrief (indien ingezetene van VAE) | Huidige sponsor | Alleen nodig voor toepassingen op het vasteland. |
Veelgemaakte fouten en hoe ze te vermijden
- De verkeerde licentieactiviteit selecteren - leidt tot geweigerde douanecodes of bankbeperkingen. Kruiscontrole met de officiële activiteitenlijst voor indiening.
- Onderschatting van timing bankrekening - Zakelijk bankieren kan tot vier weken duren; plan de cashflow dienovereenkomstig.
- UBO/ESR-dossiers overslaan - Boetes beginnen bij AED 20.000 voor te late of ontbrekende inzendingen. Stel vanaf de eerste dag agendaherinneringen in.
- Te late licentieverlenging - De autoriteiten leggen dagelijkse boetes op en blokkeren immigratiediensten zodra een vergunning verloopt.
- Persoonlijke en zakelijke transacties vermengen - Banken in de VAE sluiten rekeningen met ongefundeerde geldopnames of overschrijvingen naar niet-verbonden partijen.
- Met behulp van informele contracten met lokale serviceagenten - teken altijd een notariële Service Agent Agreement voor continentale structuren om de verantwoordelijkheden te verduidelijken.
- Onjuiste kapitaalstructuur voor toekomstige investeerders - het toegestane aandelenkapitaal hoog genoeg vaststellen om toekomstige fondsenwerving zonder kostbare wijzigingen mogelijk te maken.
Tijdlijn van begin tot eind
| Fase | Autoriteit en hoofdtaken | Indicatieve resultaten | Typische duur* |
| 1. Voorlopige beoordeling | Free Zone Authority (FZA) of Ministerie van Economie & Toerisme (DET) | Haalbaarheidssamenvatting, kostenschema | Zelfde dag - 1 dag |
| 2. Reservering handelsnaam | FZA/DET | Certificaat van naamsbescherming | 1-2 dagen |
| 3. Eerste goedkeuring licentie | Indienen van KYC-pakket, ontwerp van oprichtingsakte en nalevingscontrole | Eerste goedkeuring of NOC | Free Zone 3-5 dagenMainland 5-7 dagen |
| 4. Documentuitvoering en definitieve licentieafgifte | Notarisatie (vasteland) of digitale ondertekening (vrije zone); betaling van officiële leges | Digitale handelsvergunning, MoA, aandeelbewijzen | Vrije Zone ≤ 24 hMainland 2-3 dagen |
| 5. Vestigingskaart en visumquota | Federale Autoriteit voor Identiteit, Burgerschap, Douane en Havenveiligheid (ICP) | Vestigingskaart, toegang tot e-kanaal, visumquota | 2-3 dagen |
| 6. Visumprocedure voor ingezetenen | Medische keuringen → biometrie → stempelen van visa → afgifte van Emirates ID | Verblijfsvergunning (2 jaar), Emiraten ID | 3-5 dagen |
| 7. Openen van een bankrekening | Beoordeling van KYC en compliance bij commerciële banken | Zakelijke bankrekening | 5-20 dagen |
| 8. Naleving na de oprichting | Federale belastingdienst (FTA) registraties: BTW/vennootschapsbelasting (als aan de drempels wordt voldaan); regelgeving inzake economische substantie (ESR); register van de uiteindelijke begunstigde eigenaar (UBO). | Belastingregistratienummer (TRN), ESR/UBO-aangiften, boekhouding opzetten | Doorlopend |
*Doorlooptijden gaan uit van volledige aandeelhoudersdocumenten en gemiddelde verwerkingssnelheden. Feestdagen in de publieke sector en verscherpte nalevingscontroles kunnen de tijdlijnen verlengen.
Na oprichting
- Licentie vernieuwingen - jaarlijkse verlenging (Free Zone) of verlenging plus huur/Ejari-update (vasteland).
- Boekhouding & audit - een goede boekhouding bijhouden; sommige vrije zones en alle entiteiten op het vasteland zijn onderworpen aan een audit of het indienen van financiële verklaringen.
- Werknemersvisa - aanvragen in het kader van het toegewezen quotum; elke 2 jaar vernieuwen.
- Updates regelgeving - wijzigingen in ESR-, vennootschapsbelasting- en btw-drempels volgen.
Snapshot naleving (eerste jaar)
| Vereiste | Vervaldatum (vanaf afgifte vergunning) |
| Licentieverlenging | 12 maanden |
| Eerste BTW-aangifte (indien van toepassing) | Einde eerste belastingperiode (meestal driemaandelijks) |
| ESR-rapport (relevante sectoren) | 12 maanden |
| Registratie vennootschapsbelasting (winst ≥ AED 375k) | Binnen 9 maanden na het einde van het boekjaar |
| UBO-register bijwerken | Binnen 15 dagen na verandering van eigenaar |
