Diensten
Voortdurende bedrijfsondersteuning
Overzicht
Zodra uw VAE-entiteit operationeel is, houdt de dagelijkse compliance nooit op: handelslicentieverlengingen, personeelsvisumcycli, btw- en vennootschapsbelastingaangiften, ESR-aangiften, salarisadministratie, boekhouding en wijzigingsbeheer van regelgeving. Voortdurende bedrijfsondersteuning biedt één enkele servicelaag die je bedrijf operationeel, compliant en auditklaar houdt terwijl jij je concentreert op groei.
Beslissingen voordat je begint
- In-house vs. uitbestede compliance - beoordelen of uw transactievolume fulltime accountants/PRO's of een service op basis van een vaste opdracht rechtvaardigt.
- Scope definitie - modules kiezen: boekhouding & btw, vennootschapsbelasting, salarisadministratie & WPS, PRO & visumdiensten, licenties & leasevernieuwingen, bank & audit liaison.
- Toegang autoriteit - ervoor zorgen dat je team beschikt over gebruikersreferenties voor FTA-, ICP-, MOHRE-, Free-Zone- of DED-portalen; beperkte volmacht verlenen aan serviceprovider.
- Vernieuwingskalender - Breng alle kritieke data (vergunning, visa, lease, handelsmerk, verzekering) 90-180 dagen van tevoren in kaart.
- Beleid voor het bewaren van gegevens - digitale vs. fysieke archivering; alle records moeten 5-10 jaar terug te vinden zijn volgens de wet van de VAE.
Kritische controlelijst voorafgaand aan betrokkenheid
| Item | Waarom het belangrijk is | Actiepunt |
|---|---|---|
| Schone openingsbalansen | Corrigeer fouten uit voorgaande perioden om compounding te voorkomen | Bank-, inventaris- en BTW-controleaccounts aansluiten bij overdracht |
| Toegangscontrole portaal | Ontbrekende aanmeldingen vertragen aanvragen en verlengingen | Masterlijst van e-kanalen maken en wachtwoorden opnieuw instellen |
| Dashboard personeelsvisa | Visa verlopen elke 2-3 jaar; boetes worden dagelijks opgebouwd | Visumlijst exporteren vanuit ICP; vervaldatumwaarschuwingen taggen |
| ESR & UBO statuscontrole | Niet-nakoming in het verleden leidt tot oplopende boetes | Controleer laatste inzendingen; dien zo nodig corrigerende maatregelen in |
| Loonlijst WPS-naleving | MOHRE blokkeert nieuwe visa vanwege niet-naleving WPS | Arbeidscontracten verzamelen; salarisdata afstemmen op WPS-cyclus |
| Overzicht verzekeringsdekking | Verlenging arbeidsongevallenverzekering gekoppeld aan visa | Polisnummers, verlengingsdata, dekkingslimieten bijhouden |
Documenten en informatie om bij de hand te hebben
| Document / Gegevens | Frequentie | Opmerkingen |
| Handelsvergunning & MoA | Jaarlijks | Verplicht voor licentieverlenging & bank KYC updates |
| Leasecontract & Ejari | Jaarlijks / verlenging | Nodig voor verlenging van vergunningen op het vasteland en aanpassing van visumquota |
| Rekeningschema en grootboeken | Doorlopend | Export uit ERP voor maandafsluiting |
| BTW- en vennootschapsbelastingportaalaanmeldingen | Doorlopend | Gebruikersnaam, wachtwoord, mobiel UAE Pass-nummer |
| Loonbestanden & WPS SIF | Maandelijks | Salarisinformatiebestanden moeten overeenkomen met WPS-overzichten van banken |
| Kopieën van paspoorten/visa van personeel | Aan boord/vernieuwing | Bewaar gescande kopieën voor PRO-aanvragen en verzekeringsregistratie |
| Bankafschriften (alle rekeningen) | Maandelijks | Kasbewegingen reconciliëren; audits en CT-dossiers ondersteunen |
| Verzekeringspolissen en kwitanties | Jaarlijks | Voeg toe aan de visumbestanden voor werknemers en het prepaid schema voor het grootboek |
| Bestuursbesluiten en -notulen | Zoals uitgevoerd | Recordkapitaalwijzigingen, goedkeuring van dividenden, CT-verkiezingen |
| Eerdere auditrapporten | Historisch | Verstrekken aan binnenkomende auditors; bijhouden van verklaringen met beperking |
Stappenplan voor naleving en bedrijfsvoering
| Frequentie | Taak Cluster | Autoriteit / Uitvoer |
| Maandelijks | - Boekhoudkundige afsluiting & bankreconciliatie- Salarisverwerking & indiening WPS-bestand- Visa & Emirates-ID vernieuwingen in 90-dagen venster | FTA, MOHRE, ICP |
| Driemaandelijks | - BTW-aangifte (BTW201) & betaling- Managementrekeningenpakket & variantieanalyse- ESR tussentijdse stofcontrole (indien van toepassing) | FTA, ministerie van Financiën |
| Halfjaarlijks | - ESR-melding (indien relevante activiteit)- UBO-register beoordelen en bijwerken | MoF, DED/Vrije Zone |
| Jaarlijks | - Vernieuwing handelsvergunning & vestigingskaart- Gecontroleerde jaarrekening & teruggave CT- Vernieuwing huurcontract/Ejari en naleving kantoorinspectie- Heronderhandeling ziektekostenverzekering personeel | DED/Vrije Zone, FTA, ICP, Verzekeringsautoriteit |
| Ad-hoc | - Aandeelhouderswijzigingen (MoA update, aandelenoverdracht)- Bank KYC refresh & wijzigingen ondertekenaars- Informatiesessies over wijzigingen in regelgeving | DLD Notaris, Banken, Regelgevende instanties |
Do's & Don'ts
Doen
- Geautomatiseerde agenda-waarschuwingen instellen 90 dagen voor elke belangrijke vervaldatum - rijbewijs, visa, verzekering, lease.
- Maandelijks btw-controle rekeningen aansluiten zodat kwartaalaangiften gekoppeld zijn aan grootboeken.
- Eén enkele bron van waarheid behouden- cloud ERP/HRMS gebruiken dat toegankelijk is voor accountants, PRO's en auditors.
- Elk kwartaal nalevingscontroles uitvoeren- ESR- of UBO-gaten vroegtijdig opsporen.
- Jaarlijkse vernieuwing van KYC voor leveranciers en klanten- ondersteunt AML-compliance en bankrelatiebeheer.
Dont's
- Laat visa niet vervallen in een aflossingsvrije periode- Boetes voor te lang blijven bedragen 50 AED per dag na 30 dagen.
- Facturen niet backdaten- UAE e-facturatie registreert tijdstempels; bewerkingen activeren controlevlaggen.
- Betaal geen salarissen buiten WPS voor werknemers met een verblijfsvisum - MOHRE blokkeert nieuwe werkvergunningen.
- Negeer KYC-verzoeken van banken niet- account bevriest 30 dagen na onbeantwoorde nalevingsmails.
- Laat het verlengen van je rijbewijs niet over aan de laatste week- DED- en Free Zone-portals pushen soms grote updates die uitval veroorzaken.
Veelvoorkomende valkuilen en hoe ze te vermijden
- Gemiste ESR indieningstermijnen - AED 20k-400k boetes; het hele jaar door aanmaningen plannen en stofdocumenten voorbereiden.
- Niet-geconcilieerde intercompany saldi - leidt tot risico's met betrekking tot verrekenprijzen; vereffen intercompany-rekeningen elk kwartaal.
- Versnipperde opslag van documenten - auditors verspillen tijd; gebruik een geïndexeerde cloudopslagplaats (bijv. SharePoint, Google Drive).
- Te veel/te weinig aangegeven btw door FX-fouten - gebruik CB UAE-koersen en vergrendel maandelijkse wisseltabellen in ERP.
- PRO knelpunten tijdens Ramadan & einde van het jaar - visum- en rijbewijsverlengingen ruim voor de vakantie wachtrijen indienen.
Lopende Essentials
- Voortdurende professionele ontwikkeling - Onderteken de circulaires van FTA, MOHRE en Free-Zone; werk SOP's bij binnen 30 dagen na wijzigingen in de regelgeving.
- Driemaandelijkse board-pack beoordeling - directeuren tekenen managementrekeningen en nalevingsstatus af.
- Cyberbeveiliging en controles op gegevensbescherming - Op één lijn brengen met UAE PDPL; gebruikerstoegang tot financiële en HR-systemen controleren.
- Analyse van verzekeringstekorten - Jaarlijks de dekking vergelijken met de groei van de activa/werknemers.
- Bedrijfscontinuïteitsplanning - back-ups in de cloud onderhouden en procedures voor noodherstel getest voor financiële systemen.
